Applications pour la direction

Problématique
Il devient de plus en plus difficile de concilier les agendas des cadres supérieurs afin de tenir tant les réunions statutaires que les comités de travail sur les projets entrepris. Qui plus est, il n’est pas rare qu’un membre du comité de direction soit absent d’une réunion invoquant l’urgence d’une situation comme la négociation d’un contrat important. Enfin, il serait opportun de pouvoir tenir des réunions, à la volée ou sur le champs, en petit comité…, afin de consulter des collègues et de convenir de la meilleure décision pour l’entreprise.

Solution
Le président planifie ses réunions statutaires du comité de direction qui se retrouvent automatiquement dans son calendrier de Outlook. De là, il convie les participants qui confirment maintenant leur accessibilité et pas seulement leur disponibilité. Au cours d’une réunion, il en passe les commandes à un autre présentateur qui présente un PowerPoint puis soumets un document, montré à l’écran et transmis également à ses collègues. En cas d’absence inopinée, la réunion a été enregistrée intégralement, voix et images, et le participant absent reçoit par courriel le lien ainsi que le mot de passe pour la rejouer. Utilisant le logiciel Skype de voix sur IP mais aussi de messagerie instantanée avec indication de présence, tous les membres de l’équipe de direction connaissent, en temps réel, le statut de leurs collègues; s’ils sont connectés, absents pour quelques minutes, non disponibles ou à ne pas déranger.

Résultats
Malgré le fait que plusieurs cadres soient fréquemment en déplacement, ceux-ci peuvent participer à des réunions via Internet, de leur chambre d’hôtel, de l’aéroport, d’un café Internet et même de la maison s’ils ont été retenus pour prendre soin d’un enfant malade. Quoi qu’il en soit, en cas d’absence, ils ont tout le loisir de visionner une réunion en différé et de transmettre leurs commentaires à leurs collègues. Connaissant en temps réel l’accessibilité de ses cadres, le président peut tenir une réunion en tout temps et être alerté en cours de réunion de la disponibilité récente ou de l’arrivée de l’un d’eux pour le convier à s’y joindre.

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