eMeeting

Introduction
Les analystes des technologies s’entendent pour dire que le eMeeting constitue l’application de WEBconférence qui devrait connaître la plus forte croissance au cours des prochaines années. L’enjeu est clair: tenir des réunions à distance d’où que l’on soit et en tout temps, avec des collègues, des employés, des partenaires et même avec des clients et des prospects. Que ce soit pour accélérer le processus de décision, améliorer la collaboration ou simplement pour informer et consulter, les avantages sont au rendez-vous. En fait, il s’agit d’obtenir une plus grande synergie.

Préparation
Selon le nombre de participants, on optera pour diffuser la voix au cours d’un appel téléphonique normal ou en audioconférence. A cet égard, nous vous offrons un service d’audioconférence gratuit où les participants logent un appel interurbain usuel avec des points d’accès en Europe et en Amérique ainsi qu’en passerelle avec Skype. L’invitation, quant à elle, est transmise par courriel ou via Skype, avec le mot de passe pour s’y joindre. La page WEB de la réunion est éditée afin d’afficher l’ordre du jour. D’autres ressources vous sont offertes, sous SERVICE, notamment pour détecter l’ouverture du courriel d’invitation, en assurer la relance automatique auprès de ceux qui n’ont pas confirmé leur participation ainsi que pour convertir un fichier Excel en tableau de bord interactif.

Déroulement
Plusieurs fonctionnalités de Conférenciel peuvent être utilisées pour bonifier l’efficacité d’un eMeeting. Il en va ainsi de la présentation PowerPoint et du partage d’écran afin d’afficher des documents Word ou Excel, par exemple. Aussi, plusieurs présentateurs peuvent intervenir sous la direction d’un maître de conférence ou président d’assemblée et chacun des participants peut être autorisé à dessiner sur un tableau blanc interactif ou à annoter une présentation. Le présentateur peut transmettre aux participants une saisie de l’écran annoté ou quelconque image ou fichier, tel un rapport. En cours de réunion, un participant peut lever virtuellement la main pour manifester son désir d’intervenir publiquement ou communiquer en privé avec le présentateur, comme s’il chuchotait à son oreille. Finalement, une question peut être soumise au vote et les résultats peuvent être ou non affichés, au gré du présentateur.

Suivi
Le rapport d’une réunion en indique non seulement les participants mais également les réponses qu’ils ont fournis aux questions qui leur ont été soumises ou aux votes qui ont été pris. De plus, en enregistrant une réunion, où la voix et l’image sont synchronisées, les personnes absentes pourront à loisir la visionner en obtenant le lien et le mot de passe pour la rejouer.

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